Aujourd’hui encore, la majorité des PME ne connaissent pas réellement le coût de l’impression… qui peut pourtant représenter jusqu’à 3% du chiffre d’affaires global. Beaucoup d’entreprises n’ont aucune idée de leur stock de cartouches d’impression ni de sa valeur, malgré des risques budgétaires bien réels (obsolescence, perte, surstock…).
Ainsi, rien qu’avec le matériel (imprimantes, consommables, papier) et la maintenance, il peut déjà vous sembler compliqué d’avoir une vision précise de vos dépenses d’impression.
Mais si tant d’entreprises sous-estiment leurs dépenses liées à l’impression, c’est qu’une grande partie de ces dépenses est « invisible » : on parle des « coûts cachés de l’impression ».
Parmi les coûts que vous n’avez peut-être pas encore identifiés, on retrouve notamment toutes les ressources utilisées en interne, que ce soit pour la gestion administrative (commandes, traitement des factures, gestion des fournisseurs…) ou la gestion technique du parc d’imprimantes. L’impression est une charge quotidienne pour les équipes informatiques, qui consacrent notamment beaucoup de temps à répondre aux sollicitations des utilisateurs de l’entreprise.
Au-delà de ces coûts logiques de fonctionnement, il existe d’autres facteurs de dépenses inutiles qui pourraient être évitées: le remplacement anticipé d’une cartouche dans une imprimante, les gênes occasionnées lors de ruptures de consommables…
Car si la réduction des coûts d'impression est une préoccupation majeure des entreprises, les gains de productivité et la réduction de l'impact environnemental sont aussi des enjeux décisifs.
Les services d’infogérance d’impression, aussi appelés Managed Print Services (MPS), consistent en l’externalisation de la gestion du parc d’impression et des consommables.
L’avantage principal d’une solution MPS est donc de libérer l’entreprise des contraintes liées à l’impression grâce à une prise en main complète du parc à distance par le prestataire. La gestion, l’optimisation et la maintenance sont alors assurées en externe.
Grâce à la connectivité du parc d’impression et aux outils de relevés de données mis en place par le prestataire, celui-ci peut suivre le parc en temps réel afin d’assurer une consommation maitrisée et une maintenance efficace. Les données collectées permettent par exemple de programmer les réapprovisionnements: pour l’entreprise, finie la gestion des stocks et les ruptures de consommables. Une fois analysées, elles sont aussi utiles pour rationaliser le parc d'imprimantes et réaliser des économies.
L’autre avantage des Managed Print Services est d’apporter de la visibilité budgétaire, en général via un système de facturation sous forme de coût à la page : l’entreprise ne paie que pour les impressions réalisées, selon un barème préétabli.
En confiant ainsi la gestion de vos impressions à des experts, vous répondez ainsi en toute simplicité à vos principales problématiques :
Pour avoir les bénéfices des Managed Print Services, il fallait passer jusqu’à lors par une offre « constructeur » et systématiquement acheter une machine neuve, à la marque du fournisseur. Hors les parcs des entreprises sont variés, multimarques. Le marché des MPS est en effet dominé par les fabricants d’imprimantes, qui profitent de ces offres pour placer du matériel souvent surdimensionné, et surtout bloquer les entreprises dans des contrats contraignants et long-terme.
OWA a donc choisi de proposer un service d’infogérance d’impression clé en main, simple et flexible pour libérer complètement les PME de ces contraintes : OWA Print Services (OPS).
Si vous souhaitez savoir ce que les solutions MPS peuvent vous apporter, contactez-nous dès maintenant : nos experts répondront à toutes vos questions !
