21 - 05 - 2019

Un parc d’impression managé : Les 5 étapes pour une mise en place réussie

Conseils d'expert

Vous souhaitez vous offrir plus de tranquillité grâce à une gestion managée, pro active et automatique de votre parc d’impression. Dans un monde où tout doit aller vite, il devient en effet plus simple de piloter et de contrôler un parc de systèmes d’impression avec une solution de Managed Print Services (MPS). Seulement, vous ne savez pas par quoi commencer et surtout vous cherchez une méthodologie pour mettre en place cette solution de façon facile et efficace. Découvrez les 5 étapes pour une mise en place réussie !

 

ETAPE 1 : Faire un état des lieux de votre parc d’impression actuel 

Si vous souhaitez entièrement tirer parti de la mise en place d’une solution d’impression managée, la première étape essentielle consiste à faire l’état des lieux de votre parc d’imprimantes. Afin de s’assurer une véritable efficacité, il est indispensable de connaître la situation dans laquelle se situe votre entreprise. Vous devez donc vous poser les bonnes questions :

- Combien d’imprimantes ou de photocopieurs dans mon parc d’impression ? Quels modèles ? Sont-ils différents ? …

- Quelles sont les comportements et habitudes d’impression ? Quel est le volume d’impression actuel ? les utilisateurs ont-ils besoin d’imprimer en couleur ? …

- Quels sont les coûts (location, maintenance, consommables, …) ? Pensez également aux coûts cachés : voir article Quels sont les coûts cachés de votre parc d'imprimantes ?

L’idée est de créer une cartographie qui regroupe toutes les informations actuelles de votre parc d’impression.

 

ETAPE 2 : Déterminer vos besoins et identifier les points à améliorer dans votre gestion de parc

Ce premier état des lieux va vous permettre de mieux cerner vos besoins et de détecter les points à améliorer. Vous pourrez de cette façon, choisir une solution sur-mesure adaptée à votre volume d’impression, à votre matériel en place et à vos impératifs. La personnalisation de votre solution est essentielle pour trouver le bon ratio entre les besoins de votre entreprise et les solutions mises en place dans le cadre de votre déploiement de service d’impression managé.

 

ETAPE 3 : Définir des objectifs avec des KPI pour mesurer l’efficacité de votre solution MPS

Si vous souhaitez mesurer l’efficacité, nous vous conseillons dès cette étape, de définir des objectifs précis avec des KPI. Par exemple, si votre objectif est de diminuer vos coûts d’impression, il vous faudra comparer vos coûts actuels dont les coûts cachés avec les coûts d’une solution MPS. Ce peut être également des indicateurs organisationnels (nombre de personnes qui s’occupent de manager le parc, temps passé à la gestion des consommables …), d’adhérence à la solution managée ou de perception (taux de connexion, enquêtes de satisfaction, taux de connaissance de la solution,…).

 

ETAPE 4 : Accompagner le changement et impliquer les salariés dans la stratégie MPS

La mise en place d’une stratégie de Managed Print Services peut entraîner de nombreux changements au sein de votre entreprise. Elle peut influer sur les outils utilisés et même sur la manière de travailler. Comme pour tout changement, cela peut déstabiliser et donc générer des réticences de la part des salariés. Pour éviter que vos salariés deviennent un frein à la mise en place d’une telle solution, c’est à cette étape que vous devez partager avec eux votre stratégie et les impliquer dans votre processus d’amélioration, afin que la solution à mettre en place soit adoptée par tous. Nous conseillons également de fournir de la documentation complète avec les futurs processus et de proposer des formations de prises en main afin de mieux les accompagner au changement.

 

ETAPE 5 : L’implémentation de votre solution d’impression managée

Votre état des lieux est réalisé, vos besoins et objectifs sont identifiés.  Vous allez maintenant pouvoir mettre en place et démarrer le déploiement de votre nouvelle solution MPS. Pour cela, il est recommandé d’être accompagné par un prestataire qui prenne en compte vos besoins spécifiques et qui s’adapte à vous et à votre façon de travailler.  Choisir un prestataire qui s’appuie sur des méthodes solides et une démarche éprouvée est le gage de la mise en place d’une solution de managed print services réussie.

 

Sachez qu’OWA Print Services peut vous accompagner dans votre démarche. 

 

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