De 5 verborgen kosten van uw printerpark

Bent u echt helemaal op de hoogte van al uw printkosten?Wist u namelijk dat bijna 90% van de bedrijven niet weet wat zij (kunnen) uitgeven aan hun printwerkzaamheden*? Het beheer van het printerpark binnen uw bedrijf brengt een aantal verborgen kostenposten met zich mee die niet altijd even goed opvallen. Met een nauwkeurige, heldere visie krijgt u grip op deze kosten. Bekijk hier de 5 verborgen kosten van een printerpark:

1. Beheerkosten van een printerpark

De tijd die wordt gestoken in het beheer van een printerpark, wordt vaak onderschat: er moeten verbruiksartikelen worden besteld, onderhoudsdiensten worden geregeld, printers worden aangeschaft, contracten en garanties worden geregeld en tot slot komt er ook nog administratie aan te pas… Alles bij elkaar vergen deze taken heel wat tijd en moet u dus rekening houden met forse kosten.

2. Kosten door ongeschikt materiaal

Bij de aanschaf van materiaal heeft u als bedrijf de keuze uit twee opties:

• Lease-optie: er bestaat een kans dat de frequentie waarin de printers worden vervangen niet aansluit op uw behoeften, maar eerder zo is ontstaan omdat de leverancier hier baat bij heeft. Het is belangrijk dat iemand controleert of de leverancier daadwerkelijk zo betrouwbaar is. Past de leverancier het materiaal aan aan uw behoeften of biedt hij u simpelweg de duurste en meest indrukwekkende apparaten aan, omdat dit in zijn eigen belang is? Vraag altijd naar de prijs van het materiaal buiten het leasetraject om, zodat u weet wat de precieze waarde van het materiaal is. U zult nog versteld staan van het antwoord!

• Koopoptie: er bestaat een kans dat u geen passende optie vindt. Defecten kunnen ertoe leiden dat u nieuw materiaal van verschillende merken voor uw park moet aanschaffen. De koopoptie is altijd de voordeligste optie, maar hierbij is het belangrijk dat er iemand is die verstand heeft van al het materiaal in het printerpark.

Bij beide opties kan ongeschikt materiaal ervoor zorgen dat het printerpark niet goed is afgestemd op uw werkzaamheden. In dit geval stapelen de kosten zich gauw op. U krijgt een duidelijk beeld van de kosten door bijvoorbeeld bij te houden hoe vaak er een beroep is gedaan op hulp van de IT-afdeling.

3. Onderhoudskosten van het printermateriaal

Er is meestal een onderhouds- en dienstverleningscontract ondertekend met de leverancier van het materiaal. Het kan geen kwaad om zo nu en dan een blik te werpen op de tariefwijzigingen in het contract. Passen de diensten nog steeds bij uw verwachtingen en behoeften?

4. Kosten door verspilling van materiaal

Houdt uw bedrijf zich bezig met een milieuvriendelijk beleid? Dit beleid is niet alleen gunstig voor het milieu, maar ook voor uw portemonnee. Cartridges en papier worden al gauw onnodig verspild: er wordt enkelzijdig in plaats van dubbelzijdig geprint, er wordt in kleur geprint in plaats van in zwart-wit of het gebruik van verbruiksartikelen is verkeerd ingeschat.

• Eén werknemer in het bedrijf print gemiddeld 28 pagina's per dag **
• 20% van de geprinte documenten wordt binnen 24 uur alweer weggegooid of vergeten uit de printer te halen **
• 80% van de geprinte documenten wordt vandaag de dag nog steeds enkelzijdig afgedrukt **

Met behulp van een systeem dat de kosten per pagina berekent en een systeem dat de juiste printvoorkeuren inschat, houdt u meer grip op uw uitgaven en creëert u bewustzijn onder uw werknemers.

5. Opslagkosten van verbruiksartikelen

Uit voorzorg wordt er vaak een grotere voorraad verbruiksartikelen aangelegd dan er in werkelijkheid nodig is. Hierdoor ontstaat er een onzinnige post op uw balans die ook nog eens letterlijk veel ruimte in beslag neemt. Bovendien kan een vernieuwing van de printers ervoor zorgen dat de huidige verbruiksartikelen niet meer te gebruiken zijn. In dit geval kan er sprake zijn van een groot verlies.

Wilt u de kosten van uw printerpark weer zelf in de hand hebben? Armor Office Printing kan u hierbij helpen! Ontdek en test nu gratis onze printbeheerdiensten: OWA PRINT SERVICES

*Bron kerncijfers GARTNER

**Bron IPSOS