Les 5 coûts cachés de votre parc d’imprimantes

Connaissez-vous vraiment toutes vos dépenses d’impression ? Savez vous que près de 90% des entreprises ne connaissent pas leur budget d’impression* ?  La gestion du parc d’imprimantes d’une entreprise comprend certains coûts cachés qu’il est parfois difficile d’évaluer.  Or c’est en ayant une vision claire et précise de ces coûts qu’il est possible de les maîtriser. Découvrez ci-dessous les 5 coûts cachés de votre parc d’imprimantes :

1. Le coût de gestion du parc d’imprimantes

Le temps passé sur la gestion d’un parc d’imprimantes est parfois sous-évalué : commande des consommables, gestion de la maintenance, achat des machines, gestion de plusieurs contrats de services et garanties, facturations… Toutes ces tâches réunies représentent du temps et donc des coûts considérables à prendre en compte.

2. Le coût lié à un matériel inadapté

Pour se procurer le matériel, les entreprises ont le choix entre deux solutions :

• La solution de leasing : Le risque est que le rythme de renouvellement des machines ne soit pas forcément adapté à vos besoins et soit plutôt lié aux contraintes des fournisseurs. Il est important de vérifier si une personne supervise ce point et si on peut effectivement faire entièrement confiance au fournisseur. Est-ce que celui-ci se soucie bien d’adapter le matériel à vos besoins ou bien est ce que son objectif est de placer le matériel le plus cher et imposant, dans son propre intérêt. Demandez toujours le prix de votre matériel hors leasing, pour comprendre réellement le coût de celui-ci, vous pourriez avoir des surprises…

• La solution d’achat : Le risque est se retrouver sans solution. Les pannes peuvent également engendrer un renouvellement de matériel et la multiplication de marques différentes dans le parc. L’achat est une solution toujours plus économique, mais qui demande un suivi précis pour éviter d’avoir un parc hors de contrôle.  

Dans les deux cas, si le matériel est inadapté, il peut y avoir des soucis de coordination. Très vite, cela se répercute sur les coûts. On peut par exemple facilement le matérialiser par le nombre de tickets envoyés au service IT.

3. Le coût de la maintenance du matériel d’impression

Le contrat de maintenance et de service est souvent souscrit au départ avec le fournisseur du matériel. Il peut être judicieux de garder un œil sur l’évolution du tarif de ce contrat. Est-ce que les services correspondent toujours à vos attentes et à vos besoins ? 

4. Le coût du gaspillage des fournitures

Est-ce qu’une politique « eco-gestes » est mise en place dans votre entreprise ?  En plus de respecter l’environnement, cette politique vous permettra de réduire vos dépenses.  Très vite, le papier ou les cartouches d’impression peuvent être gaspillés inutilement : impression seulement au recto au lieu d’un recto-verso, impression couleur au lieu de noir & blanc, changement anticipé de consommables d’impression…

•    Un salarié d’entreprise imprime en moyenne 28 pages par jour **
•    20% des documents imprimés sont jetés dans les 24h ou oubliés à l’imprimante **
•    80% des documents sont encore imprimés en Recto aujourd’hui **

En sensibilisant vos collaborateurs, avec l'instauration d'un système de coût à la page et d'un système d’impression avec identification adapté à leurs besoins, vous pourrez davantage maîtriser vos dépenses. 

5. Le coût du stockage des consommables

Par anticipation, le reflexe est souvent de prévoir plus de stocks de consommables que ce qu’il y en ait réellement besoin. Par conséquent, une partie de la trésorerie est mobilisée inutilement et le stock prend de la place. Par ailleurs, lors d’un renouvellement de matériel, les consommables peuvent ne plus être les mêmes. Dans ce cas, la perte peut être importante.

Vous êtes prêt à reprendre le contrôle de vos dépenses liées à votre parc d’imprimantes ? Armor Office Printing peut vous accompagner dans votre démarche ! Découvrez dès maintenant et testez gratuitement notre service d’impression managée : OWA PRINT SERVICES

*Source chiffres clés GARTNER

**Source IPSOS